VACATURE BALIEMEDEWERKER / RECEPTIONIST (M/V)

Vacature Baliemedewerker / receptionist (m/v)

Omschrijving: Balie medewerker / Receptionist / Werkvoorbereider

De balie medewerker is representatief en houdt zich bezig met verschillende werkzaamheden. Hij is het eerste aanspreekpunt voor klanten en andere bezoekers binnen het bedrijf, ook telefonisch staat hij mensen te woord. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de administratieve voorbereidingen voor de productie.

Organisatie:

  • Rapporteert aan: bedrijfsleider of manager
  • Geeft leiding aan: evt. 1 tot 2 parttime medewerkers

 

Taken van een baliemedewerker / werkvoorbereider:

In de basis gaat het om:

  1. Plannen; op tijd en de juiste voorbereidingen treffen om het productieproces ongestoord te laten verlopen.
  2. Voorbereiden; alle administratieve voorbereidingen moeten kloppen, gecontroleerd op juistheid en volledig zijn
  3. Communicatie; bezoekers en klanten te woord staan, ook telefonisch en per email en lopende aangelegenheden/incidenten communiceren tussen de verschillende interne afdelingen.

 

Uitgebreid beschreven:

Voorbereiden en plannen

Het productieproces moet ongestoord kunnen blijven verlopen. Werkvoorbereidingen en plannen is daarom essentieel. Het plannen van je dagelijkse werkzaamheden draagt hieraan bij. Het ontvangen van bestellingen, orders en mutaties en deze op de juiste manier verwerken in bijvoorbeeld een geautomatiseerd systeem. Controleren en compleet maken van bestellingen. Bij onduidelijkheden (de klant heeft bijv. iets vergeten of verkeerd doorgegeven) neem je contact op met de klant om zo de verwachte bestelling aan de klant te kunnen leveren. Je zorgt ervoor dat de bestellingen en orders op tijd binnenkomen, zo nodig vraag je gegevens op bij klanten of collega’s.

 

Communicatie

Effectief communiceren tussen de organisatie en de klant en tussen verschillende interne afdelingen over lopende aangelegenheden.  Doorgeven van met name last minute-gegevens/informatie en bijbestellingen of naleveringen tussen de klant en de betreffende interne afdelingen en chauffeurs. Klanten en potentiële kanten voorzien van de juiste informatie, beantwoorden van vragen over lopende aangelegenheden en doorgeven van wijzigingen en bijzonderheden aan klanten hierover. Aannemen, inventariseren en afhandelen van klachten, achterhalen van mogelijke oorzaken van de klacht, er voor zorgen dat er een tijdige klachten-afhandeling plaats vindt en afstemmen van oplossingen met de klant. Kwaliteits-klachten worden overgedragen aan de manager/bedrijfsleider. Klachten waar samen met anderen intern naar een oplossing/verklaring moet worden gezocht, worden ook met de manager besproken.

 

Opruimen, schoonmaken en onderhouden

De werkplek schoon achter laten. Signaleren en melden van bijzonderheden/mankementen aan machines of materiaal. Kleine storingen zelfstandig oplossen. Afval afvoeren. Kantoorbenodigdheden op peil houden.

 

Overige werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld:

  • deelnemen aan periodiek team- of afdelingsoverleg;
  • verrichten van overige, met het bovenstaande verband houdende, werkzaamheden in opdracht van de leidinggevende.
  • ondersteuning bij alle werkzaamheden binnen het algehele bedrijf.

 

Competenties:

  • Communicatief vaardig
  • Neemt initiatief, wacht niet af
  • Klantvriendelijk en service gericht
  • Stressbestendig
  • Samenwerken
  • Zorgvuldig, efficiënt en effectief
  • Vaardig in het werken met computers

 

Doelstellingen:

  • Verbeteren en continueren van kwaliteit van onze producten en diensten
  • Optimaliseren van productieproces; efficiënt en flexibel productieproces om zo goed mogelijk in te kunnen spelen op de wensen van de klant

 

Ben je geïnteresseerd in deze functie, of wil je er meer over weten? Wij staan je graag te woord. Je kunt ons bellen op nummer 0593 54 39 39 of stuur een mail naar: info@egbertjancatering.nl. Direct solliciteren kan ook, stuur dan een originele sollicitatie met cv naar administratie@egbertjanfoodservice.nl.